1. Latar Belakang

Permasalahan dalam pengelolaan arsip di banyak instansi adalah kurangnya kesadaran terhadap pentingnya kearsipan, minimnya SDM yang terlatih, serta sistem yang manual atau tidak terintegrasi. Klinik Arsip hadir sebagai solusi strategis untuk memberikan layanan konsultasi, pendampingan, dan perbaikan sistem kearsipan secara sistematis.

2. Tujuan Inovasi

* Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di seluruh unit pengolah dan unit kearsipan.

*Menyediakan layanan konsultasi kearsipan secara cepat, tepat dan profesional.

*Mendorong penerapan sistem kearsipan  berbasis digital.

3. Rancangan Bangun Klinik Arsip

Klinik Arsip dibangun dengan pendekatan layanan konsultatif dan operasional yang meliputi:

a. Struktur Layanan

*Konsultan Arsip : Arsiparis dan pegawai di Bidang Kearsipan yang terlatih dan kompetin

*Meja Klinik : Loket atau ruang khusus untuk pelayanan tatap muka

*Layanan Online : WA Chat ( pribadi atau WA grup )

* Ruang praktek : untuk pelatihan atau praktek langsung pengelolaan kearsipan

b. Modul Layanan

*Konsultasi Kearsipan

*Sosialisasi Kearsipan

*Display Foto Arsip Pemerintah Kabupaten Hulu Sungai Selatan

*Duplikasi Arsip Statis

*Ruang Baca Arsip

*Pendampingan Teknis Kearsipan

c. Sarana dan Prasarana

*Peralatan IT (komputer, scanner, software)

*Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI)

* SOP tentang Kearsipan ( Peraturan Bupati Hulu Sungai Selatan tentang pedoman 4 Instrumen Wajib Pengelolaan Kearsipan)

4. Pokok Perubahan yang Dilakukan

berikut perubahan utama yang dilakukan melalui inovasi Klinik Arsip:

 

Aspek Sebelum Inovasi Setelah Inovasi SDM Arsip Minim pelatihan dan pendampingan Tersedianya tenaga pendamping dan pelatihan berkala Prosedur Tidak seragam antar Unit Kerja SOP baku disusun dan disosialisasikan Sistem Tidak terdaftar/terdokumentasikan dengan baik Sistem informasi arsip diterapkan dan tertata Pelayanan Pasif dan hanya menunggu permintaan Proaktif melalui kunjungan dan konsultasi terbuka Pemantauan Tidak ada tindak lanjut pengawasan Monitoring dan evaluasi berkala pasca layanan

5. Dampak Inovasi

*Peningkatan indeks kearsipan

*Ketaatan terhadap regulasi seperti UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

*Meningkatnya Akses dan penyelamatan arsip vital.

*Efesiensi ruang penyimpanan melalui digitalisasi

6. Penutup

Klinik Arsip bukan hanya sebuah program, tetapi model layanan yang mampu mendorong transformasi budaya kerja dalam pengelolaan arsip yang tertib, akuntabel, dan modern. Inovasi ini dapat direflikasi di berbagai instansi dengan modifikasi sesuai kebutuhan.

Tujuan Inovasi Daerah "Klinik Arsip" secara umum bertujuan untuk meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Hulu Sungai Selatan. Berikut adalah beberapa tujuan spesifik dari inovasi Klinik Arsip:

1. Meningkatkan tertib arsip

2.Meningkatkan efesiensi dan efektivitas pengelolaan arsip

3.Menumbuhkan kesadaran dan budaya tertib arsip

4.Meningkatkan kualitas layanan publik

5.Mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan arsip

6.Memfasilitasi pendampingan teknis dan konsultasi

1. Bagi Pemerintah Daerah

a. Meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan sesuai dengan regulasi nasional

b. Mempermudah monitoring dan evaluasi kearsipan antar perangkat daerah

c. Mendukung pencapaian Reformasi Birokrasi terhadap perubahan tata laksana dan penguatan pengawasan

2. Bagi Organisasi Perangkat Daerah

a. Mendapat pendampingan langsung

b. Meminimalisasi risiko kehilangan atau kerusakan arsip

c. Meningkatkan efisiensi kerja

d. Meningkatkan nilai SAKIP dan penilaian pengawasan kearsipan

3. Bagi Pegawai/ SDM Pengelola Arsip

a. Meningkatkan kompetensi dan pemahaman teknis

b. Memberikan ruang konsultasi dan solusi langsung

c. Meningkatkan kesadaran terhadap pentingnya arsip

4. Bagi Masyarakat 

a. Meningkatkan kualitas layanan publik

b. Mendukung transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan

c. Menjamin ketersediaan informasi publik

 

1. Meningkatnya Kepatuhan Pengelolaan Arsip

2. Meningkatnya tertib administrasi kearsipan

3. Peningkatan nilai pengawasan kearsipan internal dan eksternal

4. Terbentunya agen perubahan di Bidang Kearsipan

5. Peningkatan layanan konsultasi kearsipan

6. Inovasi terdokumentasi dan reflikatif

Video Tidak Tersedia