Dalam situasi dewasa ini, banyak sekali masyarakat belum mengenal tentang pentingnya arsip. Dimana arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa sesuai dengan perkembangan tekhnologi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara. Kearsipan bukan hanya surat menyurat saja, tetapi juga terdiri dari arsip aktif, In Aktif. Vital, Terjaga. Dimana Arsip dimaksud harus dijaga bentuknya, keasliannya, dan keselamatannya. Selama ini penyelenggaraan kearsipan pada Lembaga Negara masih menghadapi beberapa permasalahan yang berakibat terhadap belum terjaminnya perlindungan kepentingan Negara, termasuk rendahnya pelayanan publik. Dimana salah satunya pendukung sarana dan prasana kearsipan dan SDM Kearsipan. Sarana untuk tertib dan memudahkan pencarian arsip yang telah Inaktif atau arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun yang biasanya ditempatkan dalam peralatan kearsipan yaitu boks arsip untuk memudahkan pencariannya kembali Arsip merupakan atau bahan yang harus disimpan dengan rapi karena dengan rapinya arsip dan akan memudahkan pencarian arsip yang diperlukan pengaturan arsip dalam setiap kotak atau boks arsip yang disesuaikan dengan warna yang ditentukan untuk setiap OPD, sehingga dalam pencarian arsip yang diperlukan kan mudah dengan melihat warna yang ada di luar kotak arsip sesuai dengan OPD yang sudah ditentukan. Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan. Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.

Untuk mendukung peran pengelola kearsipan di semua OPD dalam mengelola Unit Kearsipan di lingkunganya masing-masing. Selama ini penataan arsip Inaktif belum dikelola dengan baik dan tertata, memperhatikan kondisi masalah tersebut, inovasi yang di rancang ini berorientasi pada perubahan penataan dan pengelolaan arsip inaktif di Bidang Kearsipan, serta peningkatan sumber daya pengelola kearsipan, dengan hadirnya penataan layanan Bidang Kearsipan Khususnya arsip Inaktif yang telah di tentukan. Arsip merupakan bahan yang sangat diperlukan dalam melakukan suatu kegiatan yang dilakukan apakah sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Karena dengan adanya arsip yang tertata rapi dan mudah mencarinya akan memudahkan utuk mengetahui apa yang telah dilakukan dalam suatu kegiatan. Rancangan yang akan dilaksanakan memuat data arsip dengan kode pewarnaan untuk memudahkan pencariannya kembali di saat diperlukan dengan waktu yang singkat sesuai kode OPD yang telah dibuat.

Permasalahan yang di hadapi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Hulu Sungai Selatan pada Pengelolan Kearsipan arsip Inaktif belum tertata dengan baik dan rapi karena kurangnya SDM Kearsipan, dengan di buatkan pewarnaan untuk memudahkan pancarian arsip inaktif yang sudah di tempatkan dalam boks arsip sesuai warna

dengan inovasi ini, maka pencarian arsip lebih cepat dan praktis serta memudahkan petugas maupun stakeholder yang memerlukan layanan pencarian arsip ini

Video Tidak Tersedia